Como resolver o problema de planilhas de excel na empresa

Existem situações que acabam influenciando diretamente na produtividade do trabalho em uma empresa. Como utilizar, por exemplo, uma planilha de Excel cheia de informações, que demora vários minutos para carregar. Isso pode atrapalhar, e muito, o desempenho das funções. Outra dificuldade encontrada são os tamanhos dos arquivos que, em vários casos, demandam muito espaço de armazenagem disponível no computador. Além disso, a impossibilidade de que vários usuários utilizem ao mesmo tempo um único arquivo gera uma série de problemas operacionais, como a necessidade de criar versões do mesmo arquivo e depois unificar as informações novamente.
Entretanto, é possível resolver todos estes, e muitos outros problemas, contando com o auxílio de sistemas de gestão: uma tendência cada vez mais forte nos negócios, capaz de dar fluidez ao cotidiano e simplificar a rotina de trabalho.

 

Tempo é dinheiro
Quanto tempo da jornada de trabalho é gasto orientando e verificando os processos que poderiam ser automatizados? Muitas horas do dia em uma empresa são consumidas por atividades relacionadas à gestão administrativa e burocrática. O Excel é uma ferramenta extremamente suscetível a falhas. Ela não possui rastreabilidade da informação ou interação com avisos, nem mesmo é capaz de gerar relatórios. Tais problemas são resolvidos facilmente quando a organização usa uma abordagem digital – sistêmica na gestão dos dados.
A maior vantagem em implantar um sistema de gestão é poder focar nas atividades estratégicas que trarão melhores resultados, sem ter que deixar de lado o cuidado e a atenção que a gestão administrativa necessita. A principal diferença entre o Excel e um sistema de gestão são as horas gastas nas atividades cotidianas, que podem ser otimizadas em minutos. Com as tarefas automatizadas dentro de um sistema, a consulta a diversas planilhas em diferentes pastas e nomes deixa de existir; qualquer informação da empresa estará sempre disponível em apenas alguns cliques.

 

Visão 360° da empresa
Já imaginou ter a gestão das atividades, que antes geravam retrabalho em diversos setores da empresa, de uma forma automatizada e longe de possíveis erros? Processos operacionais que demandam o cadastro de informações em planilhas podem gerar falhas na digitação e compilação de dados de forma manual. Um sistema de gestão resolve esse problema e elimina qualquer tipo de retrabalho, com a ajuda da programação de funcionalidades ou informações e cálculos já cadastradas na ferramenta.

 

Na prática
Aplicando esse tipo de gestão estratégica dentro de uma empresa, é possível obter dados em tempo real que podem ser cadastrados, por exemplo, pelos vendedores no momento em que um pedido é realizado. Estas mesmas informações pode sem acessadas remotamente pela área administrativa e financeira, que, por sua vez, as utiliza para gerar e emitir as notas fiscais.
Ainda é possível, através do sistema de gestão, emitir avisos ao setor responsável pela expedição de pedidos, fazendo com que o tempo de espera do cliente seja drasticamente reduzido. Produtividade que reflete em uma visão positiva do consumidor em relação à empresa.

 

Simplificar os processos operacionais de um negócio agrega inteligência, segurança das informações e qualidade nas tarefas, mantendo a flexibilidade no gerenciamento de dados para cada necessidade mapeada estrategicamente. Além disso é possível usar fácil e rapidamente as informações na tomada de decisões.
A empresa que pensa em reduzir custos, aumentar os lucros e melhorar a qualidade do atendimento aos clientes, certamente precisa investir no uso de um sistema de gestão qualificado. Dessa maneira, a organização tem em mãos uma das principais chaves para atingir bons resultados.

 

Como resolver o problema com planilhas de excel na empresa

, , , , , ,