Documentação de exportação e importação: o que é Proforma Invoice

Uma proforma invoice, a fatura proforma, é uma nota preliminar de venda enviada aos compradores antes de uma remessa ou entrega de mercadorias. Normalmente, ela fornece uma descrição dos itens comprados e observa o custo juntamente com outras informações importantes, como o peso e as taxas de transporte. As faturas proforma são frequentemente usadas para fins fiscais nas importações.

 

A proforma invoice é diferente de uma cotação de preço simples na medida em que geralmente é considerada um acordo vinculativo. Assim como uma cotação de preço, as condições de venda estão sujeitas a alterações. Mas a maioria das proformas invoice fornece ao comprador um preço de venda preciso. Embora possa estar sujeita a alterações, ela serve como uma estimativa de integridade para evitar expor o comprador a quaisquer cobranças inesperadas, uma vez que a transação tenha sido totalmente concluída.

 

Não há diretrizes que ditem a apresentação exata ou o formato que uma proforma invoice deve assumir. Como resultado, existem variações de uma empresa para outra, ou de venda para venda. A esse respeito, sua estrutura pode ser bastante similar ou totalmente diferente de outras faturas comerciais.

 

Uso de faturas comerciais x proforma invoice
Geralmente se a venda já foi concluída, uma fatura comercial é usada como registro da venda. Em comparação, uma proforma invoice pode ser usada quando uma transação não está oficialmente completa. Isso pode ser aplicado a casos em que o pagamento total não seja devido até que certos bens sejam recebidos, conforme ditado por quaisquer outros contratos de vendas entre os negócios do comprador e do vendedor.

 

Importância da data da fatura
A data da proforma invoice representa a data oficial em que os bens foram cobrados. Portanto, a data da fatura tem informações essenciais sobre o pagamento, já que determina a duração do crédito e a data de vencimento da conta. Isto é especialmente crucial para as entidades que oferecem crédito, como a rede 30. A data de vencimento real da fatura geralmente é 30 dias após a data da fatura.

 

Proforma invoice e contas a pagar
As faturas acompanham a venda de um produto para fins de controle de estoque, contabilidade e impostos. Muitas empresas enviam o produto e esperam o pagamento em uma data posterior, de modo que o valor total devido torna-se uma conta a pagar pelo comprador e uma conta a receber pelo vendedor. As faturas atuais são transmitidas eletronicamente, em vez de serem baseadas em papel. Se uma fatura é perdida, o comprador pode solicitar uma cópia ao vendedor. O uso de uma fatura representa a presença de crédito, já que o vendedor enviou um produto ou forneceu um serviço sem receber dinheiro na frente.

 

Proforma invoice e controles internos
As faturas são um elemento crítico dos controles internos contábeis. Os encargos de uma proforma invoice devem ser aprovados pelo pessoal de gestão responsável. Alternativamente, uma fatura corresponde a um pedido e ao reconciliar as informações, o pagamento é feito para transações aprovadas. Uma empresa de auditoria garante que as faturas sejam inseridas no período contábil apropriado ao testar o corte de gastos.
O sistema Fiducia Comex possui entre suas funcionalidades a possibilidade de gerar a proforma invoice, sem necessidade de redigitação dos dados, o que facilita os processos de importação e exportação.

 

*fonte: www.investopedia.com

 

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