Gestão de arquivos: como organizar os dados da empresa com eficiência através de um sistema

Organizar os documentos é manter a empresa em ordem.
Um equívoco comum na administração de empresas é o fato da gestão não dar a devida importância aos arquivos gerados pelo trabalho da organização. Os documentos possuem extrema importância e o seu potencial vai muito além de uma “papelada”, pois são os arquivos que detém o centro ativo de dados e as informações da empresa.
Uma gestão diferenciada do negócio compreende que obter um método para organizar e arquivar os documentos é um instrumento capaz de potencializar resultados, no qual é capaz de controlar a administração dos setores e dados da empresa. Toda a atividade da organização gera documentos que devem ser armazenados como histórico e prestação de serviço.
Utilizar um sistema de gestão de informações planejado para o segmento que a empresa atua, torna a rotina de trabalho eficiente, facilita o controle da gestão e organiza as demandas.

 

A otimização do processo de gestão de arquivos com a ajuda de um sistema demonstra várias vantagens ao ambiente empresarial:
• Todos os arquivos armazenados em um único local de acesso;
• Otimização do uso do espaço físico;
• Busca rápida e simples para recuperação de arquivos;
• Redução de tempo para encontrar arquivos perdidos;
• Disponibilidade dos documentos para mais de um usuário ao mesmo tempo;
• Redução de custos com cópias e documentos impressos;
• Facilidade em tarefas que envolvem colaboração;
• Melhoria no processo de tomada de decisão.

 

De acordo com um estudo da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), um funcionário chega a perder até duas horas diárias procurando documentos extraviados entre os departamentos da própria empresa. Já as grandes companhias perdem um documento a cada 12 segundos, e para recuperá-lo o custo é de US$ 120.
Por isso, tornar aprática e objetiva a utilização e a acessibilidade de informações armazenadas nas empresas se torna cada vez mais importante. No momento em que uma empresa entende a importância desse processo fica mais fácil perceber a necessidade de possuir um sistema eficiente de armazenamento e busca de arquivos.
Acima das questões ligadas a produtividade e a qualidade no trabalho, manter os documentos organizados é fundamental para não perder prazos, não pagar multas e manter a empresa competitiva e competente. Modernizar os procedimentos de armazenamento dos dados é uma questão que deve ser priorizada, já que o que pode ser digitalizado deve ser guardado no computador, e papel que não visa descarte, precisa ser arquivado de forma metódica.

 

Porque utilizar um sistema de gestão
Utilizar um sistema de gestão de dados completo e personalizado, de acordo com a demanda e tipo de negócio de cada empresa, é um diferencial na administração da empresa. É uma ferramenta que tem como finalidade criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos.
É importante que todos os colaboradores da empresa saibam organizar os documentos, para que o armazenamento de arquivos esteja sempre em ordem. Essa organização constante ajuda na rotina de trabalho e, consequentemente, aumenta a produtividade dos funcionários e o controle da gestão.

 

Não subestime o desafio de gerenciar seus arquivos
Neles há informações valiosas que também fazem parte da história da organização. Uma boa gestão de documentos da empresa aumenta a produtividade, já que, quando sabemos a localização exata de cada item, tudo fica mais prático.
A organização digital pode facilitar a rotina de trabalho. Empresas que conseguem manter uma boa organização em seus documentos e arquivos têm muito mais qualidade nos serviços prestados, mais produtividade e consequentemente, melhor lucratividade.

 

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